Elektroniczny Obieg Dokumentów to innowacyjny produkt na miarę potrzeb
społeczeństwa informacyjnego, zapewniający swobodną i bezpieczną wymianę
dokumentów oraz informacji drogą elektroniczną.
Zamysłem, który przyświecał projektowi systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
(EOD) była chęć usprawnienia procesu wymiany informacji pomiędzy:
- rozproszonymi terenowo jednostkami administracji publicznej, a jednostką nadrzędną (np. jednostki samorządu terytorialnego - urząd),
- centralą przedsiębiorstwa, a jego oddziałami lub klientami,
- użytkownikami, w ramach: organizacji, instytucji, jednostki rządowej lub samorządowej.
System pozwala na sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów przy wykorzystaniu podpisu cyfrowego. Elektroniczny Obieg Dokumentów
jest wysokowydajnym modułem wsparcia produkcji przeznaczonym dla równoczesnej pracy wielu użytkowników na różnych poziomach uprawnień.
Dzięki jego architekturze może być z powodzeniem stosowany zarówno jako system intranetowy (funkcjonujący wewnątrz firmy/instytucji)
jak i działający w środowisku extranetowym (na zewnątrz organizacji; w powiązaniu z nią).
System EOD Oświata+ jest wersją systemu EOD firmy SERWKOM Sp. z o.o. dedykowaną dla sektora oświaty.
Elektroniczny Obiegu Dokumentów zapewnia między innymi:
- usprawnienie procesu wymiany informacji poprzez przesyłanie elektronicznych wersji informacji i
dokumentów, które dotychczas miały postać tradycyjną,
- uporządkowanie i usystematyzowanie obiegu dokumentów w organizacji oraz ich normalizację,
- podniesienie efektywności i wydajności działania,
- obniżenie kosztów funkcjonowania i realizacji zadań użytkowników systemu,
- historię realizacji zadań i zleceń wraz z analizą przewidywanych czasów ich trwania połączoną z kontrolą jakości pracy,
- bezpieczeństwo gromadzonej dokumentacji,
- wypełnianie zapisów ustawy "o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne" i im pokrewnych. (dotyczy podmiotów sektora publicznego)
Przy elektronicznym przesyłaniu dokumentów nie ma naturalnie możliwości własnoręcznego
dekretowania dokumentu, dlatego program EOD umożliwia użytkownikowi złożenie elektronicznego podpisu.
Podpis elektroniczny przypisany jest wyłącznie do osoby składającej go.
Uwierzytelnia on przesyłany dokument i stanowi gwarancję, że jakakolwiek późniejsza
zmiana dokumentu podpisanego cyfrowo zostanie natychmiast wykryta w momencie jego weryfikacji.
Dokument opatrzony podpisem elektronicznym jest równoważny pod względem skutków prawnych dokumentowi
opatrzonemu podpisem własnoręcznym.
System EOD realizuje dwustronny obieg plików: od i do jednostki prowadzącej.
Pliki te mogą być podpisane elektronicznie przy wykorzystaniu certyfikatu kwalifikowanego,
który stanowi integralną część produktu. Jednocześnie system umożliwia transfer dokumentów
niepodpisanych, które mogą spełniać rolę wspierającą (przyśpieszającą) komunikację
metodami konwencjonalnymi między użytkownikami systemu. Z uwagi na fakt, iż
dokumenty (pliki) te pozbawione są mocy prawnej (na skutek nie opatrzenia ich podpisem
elektronicznym) muszą zostać uzupełnione o ich papierową wersję (opatrzoną podpisem tradycyjnym).
Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na etapie wdrażania systemu - jako początkowe stadium jego działania.
Platforma EOD działa w oparciu o dokumenty dostępne w repozytorium systemu i zdefiniowane ścieżki ich przepływu.
Wszystkie dokumenty, które mogą być na danym etapie działania systemu przetwarzane przez
użytkowników palcówek oświatowych z danej lokalizacji (np. dzielnicy), znajdują się w bazie systemu określanej
mianem repozytorium. Ścieżki przepływu (przekazywania) plików definiują cykl życia dokumentów oraz separują kolejność procesu ich dekretacji.
Jednocześnie otwarta struktura działania systemu i wykorzystywanie oprogramowania open source
(otwartego) pozwala na rozszerzanie funkcji systemu poprzez implementację nowych dokumentów,
ścieżek obiegu, a także modułów zwiększających jego możliwości i role w organizacji. Dodatkowo
platforma oferuje możliwość integracji oraz automatyczną wymianę danych z systemami zewnętrznymi.
Bezpieczeństwo działania platformy EOD jest gwarantowane przez zabezpieczenie transmisji przesyłu
danych certyfikatem witryny internetowej, szyfrowanie (SSL), system zarządzania uprawnieniami, zastosowanie
autorskich mechanizmów uwierzytelniana i ochrony oraz używanie danych dostępowych użytkowników,
a także ich podpisów elektronicznych.
Niewątpliwym atutem systemu jest prostota jego obsługi (pracownik
mający podstawową znajomość komputera, nie powinien mieć problemów z szybkim opanowaniem systemu)
oraz intuicyjny w obsłudze i czytelny interfejs użytkownika, a także powszechna dostępność -
z poziomu popularnego narzędzia jakim jest przeglądarka internetowa.
W przypadku problemów prosimy o kontakt z Pomocą techniczną.
